การจ ดการความร ของหน วยงาน ศ ร พร ธนาร ชตะภ ม

Transcription

1 การจ ดการความร ของหน วยงาน ศ ร พร ธนาร ชตะภ ม ท มาของการจ ดการความร พระราชกฤษฎ กาว าด วย หล กเกณฑ และว ธ การบร หารก จการบ านเม องท ด พ.ศ มาตรา 11 ส วนราชการม หน าท พ ฒนาความร ในส วนราชการ เพ อให ม ล กษณะเป นองค กรแห งการเร ยนร อย างสม าเสมอ โดยต องร บร ข อม ลข าวสาร และสามารถประมวลผลความร ในด านต างๆ เพ อน ามา ประย กต ใช ในการปฏ บ ต ราชการได อย างถ กต อง รวดเร วและเหมาะสมต อสถานท รวมท งต องส งเสร ม และพ ฒนาความร ความสามารถ สร างว ส ยท ศน และปร บเปล ยนท ศนคต ของข าราชการในส งก ด ให เป น บ คลากรท ม ประส ทธ ภาพ และม การเร ยนร ร วมก น ความหมาย ของค าว า "ความร ความร ค อ ส งท สะสมมาจากการศ กษาเล าเร ยนการค นคว าหร อประสบการณ รวมท งความสามารถ เช งปฏ บ ต และท กษะ ความเข าใจหร อสารสนเทศท ได ร บมาจากประสบการณ ส งท ได ร บมาจากการได ย น ได ฟ ง การค ด หร อการปฏ บ ต องค ว ชาในแต ละสาขา ระด บความร 1. ความร เฉพาะคน Individual Knowledge 2. ความร องค กร Organizational Knowledge 3. ความร ท เป นระบบ Structural Knowledge ประเภทของความร ความร ม 2 ประเภท ค อ 1. ความร ท ฝ งอย ในคน (Tacit Knowledge : TK) เป นความร ท ได จากประสบการณ พรสวรรค หร อส ญชาตญาณของแต ละบ คคลในการท าความเข าใจในส งต างๆ เป นความร ท ไม สามารถ ถ ายทอดออกมาเป นค าพ ดหร อลายล กษณ อ กษรได โดยง าย เช น ท กษะในการท างาน งานฝ ม อ หร อการ ค ดเช งว เคราะห บางคร ง จ งเร ยกว าเป นความร แบบนามธรรม ความร น พ ฒนาแบ งป นก นได เป น ความร ท ก อให เก ดความได เปร ยบในการแข งข น 2. ความร ท ช ดแจ ง (Explicit Knowledge) หร อความร เป นเหต เป นผล เป น ความร ท สามารถรวบรวม ถ ายทอดได โดยผ านว ธ ต างๆ เช น การบ นท กเป นลายล กษณ อ กษร ทฤษฎ ค ม อต างๆ เอกสารรายงานต างๆ ท าให คนสามารถเข าถ งได ง าย บางคร งเร ยกว าเป น ความร แบบร ปธรรม

2 กระบวนการท าให เก ดความร ใหม Knowledge Spiral หร อ SECI Model เป นกระบวนการปร บเปล ยนและสร างความร ม 4 ร ปแบบ ร ปแบบท 1 Socialization การแบ งป นและสร าง Tacit Knowledge TK TK ถ ายทอดจากคนส คน ร ปแบบท 2 Externalization น าความร ท ม มาเผยแพร เป นลายล กษณ อ กษร TK EK ร ปแบบท 3 Combination รวบรวม Explicit มาสร างเป น Explicit ใหม EK EK ร ปแบบท 4 Internalization น าความร จาก Explicit มาปฏ บ ต EK TK (ค ดค นโดย Ikujiro Nonaka และ Takeuchi) น ยามของการจ ดการความร ของส าน กการเกษตรต างประเทศ การจ ดการความร (KM) ของส าน กการเกษตรต างประเทศ ค อ การจ ดการในเร องท ส าค ญและจ าเป นต อการด าเน นงานขององค กรโดยใช ม ต กระบวนการความร เพ อให เก ดความร ใหม แล วน ามาใช ในการปฏ บ ต งานจนเก ดประส ทธ ภาพ บรรล เป าหมายท าให องค กรสามารถอย รอดและ แข งข นได ในสภาวะท เปล ยนแปลงไป แนวค ดการจ ดการความร ของ สกต. ส าน กการเกษตรต างประเทศ เป นหน วยงานท ม ภารก จเก ยวก บงานด านความร วมม อ การเกษตรก บต างประเทศ อาจจะจ ดการความร ในล กษณะ คล งความร โดยการสร าง จ ดหา และน า ความร ขององค กรมาจ ดเก บให เป นระบบสะดวกแก การส บค น และน าไปใช ให เก ดประส ทธ ภาพในการ ปฏ บ ต งาน เพ อยกระด บ ปร บปร ง และพ ฒนาการด าเน นงานขององค กรให สามารถอย รอดและแข งข นได

3 การพ ฒนาความร 1. ข นแลกเปล ยนความร Knowledge Sharing Stage data ความร ม อย ในแต ละบ คคล น ามาแลกเปล ยนก น 2. ข นการจ ดการความร Knowledge Management system Stage องค การเห นว าควรม การพ ฒนาความร เพ อให เข าถ งได ง าย น าความร น นมาใช ในการปฏ บ ต เป น information ประจ า กล นเป นเน อเด ยวก บงาน 3. ข นการสร างองค ความร Knowledge Creation Stage 4. องค กรใช ประโยชน ต อยอดองค ความร ท ม อย สร างสรรค ให เก ดค ณค าต อองค กร (Value) เพ อ ร กษาความ สามารถหล กให ย งย น องค ประกอบส าค ญในการสร างระบบ KM คน เป นแหล งความร และเป นผ น าความร ไปใช เทคโนโลย เป นเคร องม อ ช วยเก บ ช วยในการค นหา แลกเปล ยน น าความร ไปใช ได โดยง าย กระบวนการความร เป นการน าความร จากแหล งความร ต างๆ จากผ ใช เพ อปร บปร ง เช อมโยง ต อยอดเปล ยนแปลง หร อเก ดความร ใหม ความส าเร จในการท า KM Small Start, Success then Expansion เร มจากเล กๆ เม อประสบความส าเร จแล วขยายผล * ท ส ดของท ส ด * ท างานเป นท ม (Teamwork) ท ม หมายถ ง ท กคนในท ท างานม ได หมายถ ง คณะกรรมการ * ถ าเข าใจ ตรงก น ร บรองผลได แน นอน *... Knowledge is Power... ขบวนการจ ดการความร ของหน วยงาน 1. ค นหาความร ความร ม อย ท ใครบ าง ความร อะไรท ม ความจ าเป นต องใช 2. รวบรวมและจ ดท าเน อหาให เหมาะสมก บผ ใช ถ าไม ม ต องสร าง และควรก าจ ดความร ท ล าสม ย ไม จ าเป น เพ อลดความส นเปล องในการจ ดเก บ 3. วางระบบการจ ดเก บ ให สามารถค นคว าได ง าย รวดเร ว เหมาะสมก บกล มผ ใช งาน 4. จ ดก จกรรมแลกเปล ยนเร ยนร เช น จ ดต งช มน มน กปฏ บ ต จ ดเวท แลกเปล ยน 5. หน วยงานด าเน นการกระต น การเร ยนร ของบ คลากรในการน าความร ไปใช ในการท างาน เพ อปร บปร งหน วยงาน โดยจากการแสดงผลงานท ได น าความร ไปใช 6. การว ดประเม นผล

4 กระบวนการจ ดการความร (Knowledge Management) ค อการรวบรวมองค ความร ท กระจ ดกระจายอย ในหน วยงาน เอกสาร หร อต วบ คคล มาจ ดการให เป นระบบเพ อให ท กคนในองค กร สามารถเข าถ ง เข าใจ และค ดเช อมโยงก นแบบองค รวม (holistic thinking) เป นกระบวนการท จะช วยให เก ดพ ฒนาการของความร หร อการจ ดการความร ท จะเก ดข นภายในองค กร ม ท งหมด 7 ข นตอน ค อ 1. การบ งช ความร เป นการพ จารณาว าองค กรม ว ส ยท ศน พ นธก จ ย ทธศาสตร เป าหมาย ค ออะไร และเพ อให บรรล เป าหมาย เราจ าเป นต องใช อะไร ขณะน เราม ความร อะไรบ าง อย ในร ปแบบใด อย ท ใคร 2. การสร างและแสวงหาความร เช นการสร างความร ใหม แสวงหาความร จากภายนอก ร กษาความร เก า ก าจ ดความร ท ใช ไม ได แล ว 3. การจ ดความร ให เป นระบบ เป นการวางโครงสร างความร เพ อเตร ยมพร อมส าหร บ การเก บความร อย างเป นระบบในอนาคต 4. การประมวลและกล นกรองความร เช น ปร บปร งร ปแบบเอกสารให เป นมาตรฐาน ใช ภาษาเด ยวก น ปร บปร งเน อหาให สมบ รณ 5. การเข าถ งความร เป นการท าให ผ ใช ความร เข าถ งความร ท ต องการได ง ายและสะดวก เช น ระบบเทคโนโลย สารสนเทศ (IT) Web board บอร ดประชาส มพ นธ เป นต น

5 6. การแบ งป นแลกเปล ยนความร ท าได หลายว ธ การ โดยกรณ เป น Explicit Knowledge อาจจ ดท าเป นเอกสาร ฐานความร เทคโนโลย สารสนเทศ หร อกรณ เป น Tacit Knowledge จ ดท าเป นระบบ ท มข ามสายงาน ก จกรรมกล มค ณภาพและนว ตกรรม ช มชนแห งการเร ยนร ระบบพ เล ยง การส บเปล ยนงาน การย มต ว เวท แลกเปล ยนความร เป นต น 7. การเร ยนร ควรท าให การเร ยนร เป นส วนหน งของงาน เช นเก ดระบบการเร ยนร จาก สร างองค ความร การน าความร ในไปใช เก ดการเร ยนร และประสบการณ ใหม และหม นเว ยนต อไปอย าง ต อเน อง กระบวนการบร หารจ ดการการเปล ยนแปลง (Change Management Process) เป นกรอบความค ดแบบหน งเพ อให องค กรท ต องการจ ดการความร ภายในองค กร ม งเน นถ งป จจ ย แวดล อมภายในองค กร ท จะม ผลกระทบต อการจ ดการความร ประกอบด วย 6 องค ประกอบ ด งน 1) การเตร ยมการและปร บเปล ยนพฤต กรรม เช น ก จกรรมการม ส วนร วมและสน บสน น จากผ บร หาร (ท ท กคนมองเห น), โครงสร างพ นฐานขององค กร, ท ม/ หน วยงานท ร บผ ดชอบ, ม ระบบการต ดตามและประเม นผล, ก าหนดป จจ ยแห งความส าเร จช ดเจน 2) การส อสาร เช น ก จกรรมท ท าให ท กคนเข าใจถ งส งท องค กรจะท า, ประโยชน ท จะเก ด ข นก บท กคน, แต ละคนจะม ส วนร วมได อย างไร 3) กระบวนการและเคร องม อ ช วยให การค นหา เข าถ ง ถ ายทอด และแลกเปล ยนความร สะดวกรวดเร ว ข น โดยการเล อกใช กระบวนการและเคร องม อ ข นก บชน ดของความร, ล กษณะขององค กร (ขนาด, สถานท ต ง ฯลฯ), ล กษณะการท างาน, ว ฒนธรรมองค กร, ทร พยากร 4) การเร ยนร เพ อสร างความเข าใจและตระหน กถ งความส าค ญและหล กการของการ จ ดการความร โดยการเร ยนร ต องพ จารณาถ ง เน อหา, กล มเป าหมาย, ว ธ การ, การ ประเม นผลและปร บปร ง 5) การว ดผล เพ อให ทราบว าการด าเน นการได บรรล เป าหมายท ต งไว หร อไม, ม การน าผล ของการว ดมาใช ในการปร บปร งแผนและการด าเน นการให ด ข น, ม การน าผลการว ดมาใช ในการส อสารก บบ คลากรในท กระด บให เห นประโยชน ของการจ ดการความร และการ ว ดผลต องพ จารณาด วยว าจะว ดผลท ข นตอนไหนได แก ว ดระบบ (System), ว ดท ผลล พธ (Out put) หร อว ดท ประโยชน ท จะได ร บ (Out come) 6) การยกย องชมเชยและให รางว ล เป นการสร างแรงจ งใจให เก ดการปร บเปล ยน พฤต กรรมและการม ส วนร วมของบ คลากรในท กระด บ โดยข อควรพ จารณาได แก ค นหา ความต องการของบ คลากร, แรงจ งใจระยะส นและระยะยาว, บ รณาการก บระบบท ม อย, ปร บเปล ยนให เข าก บก จกรรมท ท าในแต ละช วงเวลา

6 องค กรจะต องมองภาพรวมของป จจ ยแวดล อมภายในองค กร ท จะส งผลกระทบ ต อกระบวนการจ ดการความร (KM Process) ขององค กร โดยการน ากระบวนการบร หารจ ดการ การเปล ยนแปลงมาเช อมโยง เพ อจะผล กด นให เก ดการเปล ยนแปลงเสร มสร างสภาพแวดล อม ท จะ ท าให กระบวนการจ ดการความร ม ช ว ตหม นต อไปได อย างต อเน อง และท าให การจ ดการความร ขององค กรม ประส ทธ ผลโดยจ ดท าเป นแผนการจ ดการความร (KM Action Plan) และน าไปส การ ปฏ บ ต ให เก ดข นจร งๆ สร ป การจ ดการความร ของหน วยงาน กระบวนการท าให เก ดความร ใหม Knowledge Spiral หร อ SECI Model 1. Socialization เป นข นตอนแรกในการแลกเปล ยนเร ยนร ในการสร าง Tacit Knowledge จาก Tacit Knowledge ของผ ร วมงานโดยแลกเปล ยนประสบการณ ตรงท แต ละคนม อย 2. Externalization เป นข นตอนท สองในการสร างและแบ งป นความร จากส งท ม อย และ เผยแพร ออกมาเป นลายล กษณ อ กษรเป นการแปลงความร จาก Tacit Knowledge เป น Explicit Knowledge ร ปแสดงล กษณะการเร ยนร Knowledge Spiral 3. Combination เป นข นตอนท สามในการแปลงความร ข นต น เพ อการสร าง Explicit Knowledge จาก Explicit Knowledge ท ได เร ยนร เพ อการสร างเป นความร ประเภท Explicit Knowledge ใหม ๆ 4. Internalization เป นข นตอนท ส และข นตอนส ดท ายในการแปลงความร จาก Explicit Knowledge กล บส Tacit Knowledge ซ งจะน าความร ท เร ยนมาใช ในการปฏ บ ต งานหร อ ใช ในช ว ตประจ าว น

7 แนวทางการก าหนด ขอบเขต และ เป าหมาย KM กระบวนการจ ดการความร (Knowledge Management Process) เราต องม ความร เร องอะไร เราม ความร เร องน นหร อย ง 1. การบ งช ความร (Knowledge Identification) ความร อย ท ใคร อย ในร ปแบบอะไร จะเอามาเก บรวมก นได อย างไร 2. การสร างและแสวงหาความร (Knowledge Creation and Acquisition) จะแบ งประเภท ห วข ออย างไร 3. การจ ดความร ให เป นระบบ (Knowledge Organization) จะท าให เข าใจง ายและสมบ รณ อย างไร 4. การประมวลและกล นกรองความร (Knowledge Codification and Refinement) เราน าความร มาใช งานได ง ายหร อไม 5. การเข าถ งความร (Knowledge Access) ม การแบ งป นความร ให ก นหร อไม 6. การแบ งป นแลกเปล ยนความร (Knowledge Sharing) ความร น นท าให เก ดประโยชน ก บองค กรหร อไม ท าให องค กรด ข นหร อไม 7. การเร ยนร (Learning)

8 กระบวนการบร หารจ ดการการเปล ยนแปลง (Change Management Process) การเร ยนร (Learning) การว ดผล (Measurements) การยกย องชมเชย และการให รางว ล (Recognition and Reward) เป าหมาย (Desired State) กระบวนการ และเคร องม อ (Process & Tools) การส อสาร (Communication) การเตร ยมการและ ปร บเปล ยนพฤต กรรม (Transition and Behavior Robert Osterhoff